Quel que soit notre activité ou notre profession on est vite soumis à une avalanche d’information. Nous nous retrouvons parfois avec des dizaines, des centaines, voire des milliers de documents en désordre et mal archivés dans notre outil numérique.

Parfois, ce problème devient tellement complexe que même notre motivation et notre travail s’en trouvent altérés. Nous vous proposons donc de suivre quelques astuces afin de résoudre efficacement ce problème d’archivage.

Optimiser-larchivage-de-ses-documents

Cycle de vie des archives

Avant de voir les différentes méthodes d’archivage, il est nécessaire d’en comprendre le fonctionnement. Ici, il faut savoir qu’il existe 3 principaux types d’archives.

– Le premier type est communément appelé archive courante, qui se définit en fait par les dossiers « vivants » que l’on utilise dans notre travail quotidien. Ils sont fréquemment utilisés, et sont donc généralement à conserver dans des dossiers faciles à atteindre. Ainsi, les archives courantes font parties des dossiers que vous ne devez pas ranger trop en profondeur pour des raisons pratiques.

– Le second type d’archives est l’archive intermédiaire, qui sont les dossiers clos c’est-à-dire qui ne sont plus d’usage courant, mais qui sont néanmoins conservés pour vos besoins administratifs ou juridiques. Ces documents sont donc à classer parmi les documents un peu plus en profondeur.

– Le dernier type d’archives est l’archive définitive qui sont les dossiers dont l’utilité administrative est arrivée à terme, mais qui représentent un intérêt historique et qui devront être conservés indéfiniment.

Il est donc clair que les documents qui n’appartiennent pas à l’un de ces types d’archives n’ont pas forcément besoin d’être archivés et peuvent donc, par conséquent, être supprimés.

 

Différentes méthodes d’archivage

Nous vous proposons maintenant ici quelques méthodes de classement et d’archivage pour que vous puissiez établir et commencer vos archivages numériques ou autres.

Classement par catégorie : Cette méthode vous permet d’effectuer votre classement en mettant en évidence, par catégorie, tous les documents que vous avez besoin de ranger. Comme par exemple, pour une armoire à vêtements.

Classement alphabétique :  Comme son nom l’indique, il vous donne une façon de classer vos documents par ordre alphabétique. Cette méthode est très utile pour ranger vos supports déjà catégorisés. En l’occurrence, ce type de classement est utilisé dans les bibliothèques.

Classement numérique : Cette méthode vous permet de classer vos documents dans un ordre logique numérique. C’est le cas dans le domaine de la Billetterie (places de théâtre, ou concerts…)

Classement temporel : Cette méthode vous permet d’archiver vos documents selon leur ordre d’arrivée, c’est-à-dire que votre classement se fera par rapport à la date d’entrée des documents dans votre base de données. Vous mettrez donc dans un même dossier tous les documents arrivés le même jour.

Il existe encore de nombreuses méthodes de classement d’archives, mais cette liste est déjà suffisante pour que vous puissiez commencer votre archivage.
Aussi, nous pouvons vous conseiller cette méthode pour mener à bien votre travail d’archivage :

  1. Organisez tout d’abord différents grands dossiers de rangement global par catégorie. L’objectif est de vous permettre de vous retrouver dans votre propre cycle de vie d’archives. Par exemple, créez les thématiques suivantes : Dossier travail, Dossier vidéo, Dossier administratif, etc…
  2. Dans ces documents globaux, vous pouvez également faire un classement alphabétique ou numérique pour un rangement propre et ordonné. Sinon établissez un autre type de classement, par catégorie si cela est nécessaire.
  3. Répétez ces actions jusqu’à ce que vous soyez satisfait de votre rangement, sans pour autant dépasser les 3 à 4 niveaux de classement, car il sera ensuite trop compliqué de retrouver vos documents.

Et vous ? quelles méthodes utilisez-vous pour archiver vos documents ?

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