En ces jours de globalisation où le monde dans lequel on vit est soumis à une avalanche d’information, nous nous retrouvons parfois avec des dizaines, des centaines, voire des milliers de documents en désordre et mal archivés dans notre outil numérique. Parfois, ce problème devient tellement complexe que même notre motivation et notre travail s’en trouvent altérés. Nous vous proposons donc de suivre quelques astuces pour résoudre ce problème d’archivage.

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Cycle de vie des archives

Avant de voir les méthodes d’archivage, il est nécessaire d’en comprendre le fonctionnement. Ici, il faut savoir qu’il existe 3 types d’archives.

Le premier type se nomme archives courantes, qui se définissent par les dossiers vivants que l’on utilise dans notre travail quotidien. Ils sont fréquemment utilisés, et sont généralement à conserver dans des dossiers faciles à atteindre. Les archives courantes font donc parties des dossiers que vous ne devez pas ranger trop en profondeur pour des raisons pratiques.

Le second type d’archive est l’archive intermédiaire, qui sont les dossiers clos c’est-à-dire qui ne sont plus d’usage courant, mais qui sont néanmoins conservés pour vos besoins administratifs ou juridiques. Ces documents sont donc à classer parmi les documents un peu plus en profondeur.

Le dernier type d’archives est l’archive définitive qui sont les dossiers dont l’utilité administrative est arrivée à terme, mais qui représentent un intérêt historique et qui devront être conservés indéfiniment.

Il est donc clair que les documents qui n’appartiennent pas à l’un de ces types d’archives n’ont pas forcément besoin d’être archivés et peuvent donc, par conséquent, être supprimés.

Différentes méthodes d’archivage

Nous vous proposons maintenant ici quelques méthodes de classement et d’archivage pour que vous puissiez établir et commencer vos archivages numériques ou autres.

Classement par catégories. Cette méthode vous permet de faire votre classement en mettant, par catégorie, tous les documents que vous avez besoin de ranger. Comme pour une armoire à vêtement.

Classement alphabétique. Comme son nom l’indique, il vous donne une façon de classer par ordre alphabétique vos documents. Cette méthode est très utile pour ranger vos documents déjà catégorisés. Comme dans une bibliothèque.

Classement numérique. Cette méthode vous permet de classer vos documents dans un ordre logique numérique. Comme pour les places de théâtre.

Classement temporel. Cette méthode vous permettra d’archiver vos documents selon leur ordre d’arrivée, c’est-à-dire que votre classement se fera par rapport à la date d’entrée des documents dans votre base de données. Vous mettrez donc dans un même dossier tous les documents arrivés le même jour.

Il existe encore d’autres méthodes de classement d’archives, mais cette liste est déjà suffisante pour que vous puissiez commencer votre archivage.

Aussi, nous pouvons vous conseiller cette méthode pour commencer votre archivage :
1. Mettez d’abord différents grands dossiers de rangement global par catégories. Pour vous permettre de vous retrouver dans votre propre cycle de vie d’archives. Par exemple, dossier travail, dossier vidéo, dossier administratif, etc.
2. Dans ces documents globaux, vous pouvez faire un classement alphabétique ou numérique pour un rangement propre et ordonné. Sinon faites un autre classement par catégorie si cela est nécessaire.
3. Répétez ces actions jusqu’à ce que vous soyez satisfait de votre rangement, sans pour autant dépasser les 3 à 4 niveaux de classement, car il sera alors très périlleux de retrouver vos documents.

Et vous, quelles méthodes utilisez-vous pour l’archivage de vos documents?

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