La qualification de sa base de données est indispensable pour vos analyses et vos prises de décision. Devenu un support statistique très prisé dans le marketing moderne, il gagne plus en notoriété avec l’arrivée massive des sondages et des développements de la prospection. 

Le marketing direct informatisé trouve ses sources dans la base de données qui servira de référence, de calcul, de prévision et de conclusion pour une période donnée.

Et pourtant son utilisation en prospection et en sondage ne servira pas à grand-chose si la qualification de la base de données ainsi que sa mise à jour ne sont pas bien assurées, périodiquement et pertinemment.

En tant que novice ou inexpérimenté donc, vous allez devoir vous ménager pour que votre base soit fiable.

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Les informations à mettre à jour dans une base de données

Il existe des catégories et des niveaux d’informations obligatoires qui vont servir pour la qualification de la base de données que vous allez vous rassembler. En principe, on classe deux types : les informations textuelles et les informations codifiables.

Les informations textuelles aussi dites non codifiables représentent des rapports et comptes rendus de quelques transactions, entretiens déjà effectués mais toujours stockés.

Pour leur part, les informations codifiables donnent plus de valeurs et de données concrètes comme des activités, des propositions de produits…
Un fichier prospects exhaustif et structuré devra contenir ces deux types de données en plus de fichiers annexes et autres. Dans la mesure du possible, il est toujours préférable de ne jamais laisser ces listes d’informations traîner et se laisser dépasser par le temps. Voilà pourquoi on doit les mettre à jour.

 

Que faire, quelles astuces pour toujours suivre les évolutions ?

Vous avez donc rassemblé la base de données nécessaire à votre campagne de prospection, il faut l’entretenir pour bien la travailler.
La mise à jour de votre support statistique se passe en deux phases, bien que beaucoup puissent penser que c’est une opération facile et rapide. Dans un premier temps donc, vous disposez de nouvelles informations qui pourront servir pour votre fichier prospect. Il faut les insérer dans la base de données afin de pouvoir les utiliser et les manipuler sans complication.

Mais d’un autre côté, il arrive toujours que la base soit complètement saturée par des détails totalement inutiles à l’avenir. La deuxième étape est donc un tri d’informations non prioritaires, mais pas tout de suite la suppression. Afin que la qualification de votre base de données soit bien assurée, une épuration est donc nécessaire.

Classez les détails non supprimables, moyennement et totalement débordants ou sans intérêt. Sachez réaliser systématiquement une datation des nouvelles entrées et des sorties, comme pour des comptes de stocks : la base est un compte de stock. Mais à chaque fois que le doute peut peser, faites un pas en arrière.

Les informations nouvellement reçues doivent être régulièrement collectées et sans incident puisqu’on parle de mise à jour.

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