Depuis la démocratisation de l’internet, une grande majorité de personnes utilise une adresse email. Le courrier papier se faisant de plus en plus rare, le courrier électronique, plus rapide et moins cher, se banalise tant qu’il en devient parfois envahissant.

Entre les emails personnels et professionnels, les publicités, les réseaux sociaux et autres spam en tous genres, on se retrouve vite fait avec une boîte de réception avec une centaine de nouveaux messages.

Comment gérer tout cela sans perdre trop de temps ?

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La nécessité de gérer la réception des emails

Qui m’a envoyé ce message ?  Pourquoi m’a-t-on adressé ce type de courrier ?… sont les questions qui se répètent le plus souvent en réalité, une adresse email est publique et ne comporte aucun filtre préinstallé pour faciliter le tri des messages qu’elle reçoit.

Ainsi, on retrouve facilement dans le dossier boîte de réception des messages d’un cousin ou d’une sœur, ceux de ses clients, ou de son responsable hiérarchique direct, des factures, des comptes-rendus de son compte Facebook ou Tweeter… rapidement cette boîte va se saturer en messages en tous genres, même du courrier indésirable tel que des publicités pour des cacahuètes nouvelle génération qui boostent les capacités cérébrales ou qui vantent le dernier cri des articles de lingerie, sans compter les risques de faire infecter son ordinateur par des logiciels malveillants…

Une petite organisation ou réorganisation s’impose pour une utilisation efficace de sa boîte de réception.

 

Quelques astuces

Sur les logiciels spécialisés dans la gestion des emails tels que Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird, il est tout à fait possible  d’installer un anti-spam qui filtrera d’emblée les courriers indésirables de ceux qui sont réellement importants.

Paramétrez votre boîte de réception et l’organiser en plusieurs sous-dossiers ou sous-répertoires dans lesquels seront automatiquement envoyés les messages selon leur ordre d’importance ou de leurs expéditeurs.

On pourra par exemple la fractionner en deux sous-dossiers dénommés « messages personnels et familiaux » et « messages professionnels ». Le premier sera pour recevoir ses factures, les messages de la famille ou des amis, les newsletters auxquels on est abonné etc. et le second pour la réception des messages en relation avec son travail. C’est l’une des méthodes les plus simples, combinée avec un bon anti-spam, on peut s’en sortir honnêtement bien dans sa gestion d’emails.

La gestion d’emails sur les boîtes accessibles via internet telles que celles proposées par Yahoo ou Microsoft s’avère un tantinet compliqué. Certes, elles permettent aussi ce genre de manipulation, bien que l’automatisation des tâches ne soit pas forcément possible, surtout pour le tri des messages. Dans ce cas, il faudra déplacer manuellement les messages dans les dossiers que l’on a préalablement créés. Généralement, les fournisseurs de ces adresses emails proposent un anti-spam plus ou moins efficace et disponible de manière automatique.

Depuis quelques mois déjà, Gmail propose une nouvelle interface qui permet de trier automatiquement le courrier non lu lors sa réception. Ainsi vous pouvez avoir plusieurs onglets pré-configurés avec d’un coté les emails publicitaires et de l’autre les messages personnels.

Cependant, pour faciliter et rendre efficace sa gestion d’emails, rien ne peut être aussi efficace que soi-même dans ce sens où la machine ne sera jamais nous. Pour ceux qui reçoivent des dizaines de mails par jour, il est alors préférable, voire impératif de vérifier sa boîte de réception de manière régulière, de traiter les messages par ordre de priorité, de supprimer ceux qui ne sont pas intéressants et archiver ceux qui ont déjà été lus.

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