Organiser sa journée de travail, ce n’est pas établir un agenda, un pense-bête, un « post-it »  mais plutôt de créer un réel outil d’organisation et de planification de votre travail. Au quotidien, cette check-list  perfectionnée vous permettra en amont, de vous concentrer chaque jour sur les actions à mener et, en aval de vous «obliger » à planifier et à penser à exécuter les tâches inscrites .

To-do-list

Une utilisation efficace de la « To-Do List »

Il ne s’agit pas simplement d’écrire une liste des actions à faire. La « to-do list » implique un état d’esprit, une démarche constructive et volontariste des actions professionnelles à mener au cours de la journée, des plus infimes aux plus importantes.

La « to-do list » doit être opérationnelle à court terme, sans objectifs mais avec un souci de détailler les activités.

Il est ainsi important de fixer, non pas des objectifs, mais des actions avec des détails concrets et non des concepts vagues. Les actions doivent être des obligations de réalisation et non de simples intentions. Faites donc attention aux verbes que vous utilisez ; par exemple ne dites pas « chercher un fournisseur » mais « trouver un fournisseur ».

Cette to-do list concentre les activités que vous devrez appliquer sur une mission précise avec des délais à respecter.

En effet, dans le cadre professionnel notamment, mais aussi dans une moindre mesure parfois, au plan privé, il n’est pas question de « faire » sans la notion de « en combien de temps et pour quand ».

Il est nécessaire d’être pragmatique, de hiérarchiser les tâches à accomplir en terme de délais à respecter et de possibilité de réalisation à la fin du délai fixé (heure, journée, semaine, mois). Enfin, ces actions seront planifiées.

Aussi, il est indispensable d’énumérer les actions à accomplir, de lister les éléments nécessaires à la réalisation des tâches, de désigner les personnes responsables si le travail se fait en équipe, de fixer des délais et, enfin, d’acter les résultats obtenus.

 

Optimisez votre journée de travail 

La « To-Do  List » peut se faire maintenant par informatique, ordinateur ou assistant électronique quelconque mais si vous êtes plus à l’aise avec le format papier, libre à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.

Toutefois le format numérique offre 4 possibilités fondamentales d’organisation et de planification :

  • la facilité de la rédaction des différents éléments
  • la possibilité de modifier facilement les prévisions
  • le partage instantané de la « to-do-list en équipe travaillant sur le même projet ou au sein de la même activité
  • l’utilisation de logiciels qui facilitent l’adaptation des to-do list par activité et projet.

 

Le contrôle des tâches effectuées sera permanent et strict, notamment le suivi des résultats obtenus et les corrections et ajustements à faire pour améliorer les travaux réalisés.

 

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